Archiwizacja dokumentów

Pragniemy Państwu przedstawić naszą ofertę, dotyczącą kompleksowych usług archiwizacyjnych. Nasza propozycja jest skierowana zarówno do państwowych oraz samorządowych jednostek organizacyjnych, wytwarzających materiały archiwalne (akta kat. A), a także do firm i jednostek, które są wytwórcą jedynie dokumentacji niearchiwalnej (akta kat. B).

Na profil naszego działania składa się: 

1. archiwizacja materiałów archiwalnych kat. A, co w naszym rozumieniu oznacza:
   • nadanie układu chronologicznego w obrębie teczki
   • usunięcie wszystkich części metalowych znajdujących się w teczce
   • paginacja stron (ponumerowanie wszystkich stron ołówkiem) w obrębie teczki
   • przeszycie akt z archiwalnych teczek do okładek z tektury litej bezkwasowej przystosowanych do zabezpieczania akt kat. A (do przeszycia akt wykorzystujemy tasiemki bawełniane)
   • opisanie akt w nowych okładkach z zachowaniem zasad opisu archiwalnego teczek z dokumentacją kat. A.
     • Na opis składa się:
       • znak klasyfikacyjny z wykazu akt
       • symbol kategorii akt
       • nazwa wytwórcy akt
       • tytuł teczki
       • daty skrajne dokumentacji zawartej w teczce
       • zapakowanie poszytych akt do kartonów z tektury litej bezkwasowej
       • sporządzenie ewidencji w układzie rzeczowo – chronologicznym (spisów zdawczo – odbiorczych) elektronicznej i papierowej, dla opracowanej dokumentacji kat. A
2. porządkowanie dokumentacji niearchiwalnej kat. B o czasowym okresie przechowywania, co w naszym rozumieniu oznacza:
   • przeszycie akt z porządkowanych teczek do przekładek tekturowych przystosowanych do zabezpieczania akt kat. B (do przeszycia akt wykorzystujemy tasiemki bawełniane)
   • opisanie akt w nowych okładkach z zachowaniem zasad opisu archiwalnego teczek z dokumentacją kat. B.
     • Na opis składa się:
       • znak klasyfikacyjny z jednolitego rzeczowego wykazu akt
       • symbol kategorii akt
       • nazwa wytwórcy akt
       • tytuł teczki
       • daty skrajne dokumentacji zawartej w teczce
       • sporządzenie ewidencji (spisów zdawczo – odbiorczych) elektronicznej i papierowej, dla opracowanej dokumentacji kat. B
3. brakowanie dokumentacji kat. B, co w naszym rozumieniu oznacza:
   • przegląd dokumentów niearchiwalnych o czasowym okresie przechowywania kat. B
   • wytypowanie teczek aktowych, których czas przechowywania miną zgodnie z obowiązującymi przepisami
   • sporządzenie ewidencji (spis dokumentacji niearchiwalnej)
   • elektronicznej i papierowej, dla wybrakowanej dokumentacji
   • sporządzenie protokołu oceny dokumentacji niearchiwalnej
4. podstawowe prace konserwatorskie, co w naszym rozumieniu oznacza:
   • szycie akt luźnych i w stanie rozsypu
   • przeszywanie akt do nowych teczek lub przekładek
   • podklejanie akt w obrębie teczki (w przypadku akt w oryginalnych okładkach, których nie wolno usuwać np.: akta spraw sądowych, księgi wieczyste, akta gruntowe)
   • pakowanie akt w kartony w celu zabezpieczenia przed wpływem wilgoci, drobnoustrojów, kurzu

Nasze usługi oparte są na metodyce regulowanej przez przepisy określające zasady postępowania z materiałami archiwalnymi i dokumentacją niearchiwalną, czyli: Ustawy, Rozporządzenia resortowe oraz wytyczne metodyczne Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych (NDAP). Obranie metody opracowania materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej jest zależne od rodzaju dokumentacji z jaką mamy do czynienia.

W ramach naszych usług archiwizujemy i porządkujemy dokumentację:

• aktową
• sądową i komorniczą
• prokuratorską
• adwokacką
• bankowo – księgową
• osobowo – płacową

Wycenę naszych usług za każdym razem traktujemy indywidualnie, ponieważ na to ma wpływ wiele czynników takich jak:

• rodzaj archiwizowanej lub porządkowanej dokumentacji
• stan zachowania archiwizowanej lub porządkowanej dokumentacji (stopień wpływu czynników atmosferycznych i zabrudzenia akt)
• ilość materiału poddanego archiwizacji (w metrach bieżących)
• czas wykonania usługi
• miejsce wykonania usługi (u zleceniodawcy czy u zleceniobiorcy)

Pragniemy poinformować Państwa, że prace archiwalne prowadzone są przez pracowników Zakładu Aktywności Zawodowej przy współpracy z PFRON-em pod nadzorem osoby posiadającej wykształcenie wyższe magisterskie z ukończonym kursem archiwalnym. Fachowe wykształcenie i kwalifikacje oraz nabyte wieloletnie doświadczenie zawodowe naszych pracowników gwarantują wysoką jakość usług oraz sprawne prowadzenie prac.

Zapraszamy do współpracy.

Tel. 74 633 67 58 , mail: d.dudziak(at)zazvictoria.pl